Memento du coordinateur
Profil :
Le coordinateur est obligatoirement un adhérent de l’association. A ce titre il aura signé l’un des deux formulaire.
Il s’assurera que chacun des transcripteurs de son équipe est signataire de l’un des documents.
Il connaît bien les patronymes du canton.
Il dispose d’un peu de temps et a le sens de l’organisation.
Moyens :
Le coordinateur dispose de toutes les photos des communes de son canton. A ce titre il en assure une sauvegarde (la capacité théorique maximale de stockage sera d’environ 50 Go).
Le coordinateur dispose de tous les relevés des communes de son canton.
A – Tâche principale : coordination des relevés des communes du canton
1 – Le coordinateur du canton recense les demandes des bénévoles (quelles communes souhaitent ils dépouiller ?)
2 – Le responsable du canton distribue les travaux de dépouillement et collecte les relevés.
2.1 – Il transmet à chaque dépouilleur les photos des registres et la grille de saisie (avec le relevé existant éventuellement).
La transmission des photos peut se faire par l’un des modes suivants
- par Gigatribe. C’est la méthode la plus pratique. Cependant elle exige un contrôle des accès par mot de passe (mode payant de Gigatribe pour le coordinateur)
- par un service web d’envoi de fichier (ex. http://dl.free.fr) avec mot de passe (Pas de logiciel à installer, l’envoyeur et le destinataire n’ont pas à être connectés en même temps car on expédie les données sur un site qui les stocke pendant 30 jours, mais plus lent que Giga)
- par CD ou DVD. Méthode un peu désuète étant donné les moyens de communication actuels.
La distribution des photos aux transcripteurs s’effectue obligatoirement registre par registre. En aucun cas un transcripteur ne peut recevoir une commune complète en une seule fois.
Au retour du relevé il envoie la suite des dossiers photos
La tâche principale représente une charge modeste de travail et peut sans aucune difficulté être gérée à distance en animant un groupe d’une douzaine ou vingtaine de personnes
Ce groupe peut évoluer dans l’anonymat pour respecter le désir de discrétion de certains membres.
Seuls les participants qui le souhaitent auront leur nom sur le site (sans indication sur leur œuvre).
2.2 – Il collecte les relevés, gère l’évolution des travaux à l’aide d’un document qu’il confectionnera en s’inspirant du document EXCEL appelé « Situation ».
B – Vérification du travail du transcripteur :
La transcription fidèle de l’acte nuit grandement à la performance de la recherche.
Le moteur de recherche est conçu pour qu’il trouve dans la base de données la photo des actes qui concernent les personnes recherchées quelque soit son orthographe sur l’acte original.
D’où les deux nécessités
- correction et normalisation du relevé
- indexation de chaque enregistrement avec la photo de l’acte
Cela facilitera la recherche et permettra d’obtenir GRATUITEMENT sur son écran la photo de l’acte que chaque généalogiste interprétera à sa façon.
1 – Harmonisation des prénoms
1 – La première opération consiste à l’aide de la fonction « remplacer » à écrire tous les prénoms de la même manière
Pour cela il faut faire sur le fichier EXCEL au format du modèle
- Sélection de la page (clic sur angle supérieur gauche de la feuille)
- Faire « Données »
- Puis « Trier »
- Puis sélectionner les colonnes « Prénom du père » « prénom de la mère » et « nom de la mère »
- Puis « OK »
Tout le fichier est alors classé suivant l’ordre croissant des prénoms des parents
Deux méthodes pour uniformiser les prénoms
A – Sélectionner colonne par colonne
Puis faire « édition »
Puis « remplacer »
Puis ligne « rechercher » taper le prénom mal orthographié (exemple Alexy les variations les plus fréquentes sont sur Hélène et Hippolyte)
Puis ligne « remplacer par » inscrivez le prénom correctement orthographié (dans l’exemple Alexis)
Puis cliquer sur « remplacer tout »
B – Faire copie incrémentée à partir du 1er prénom bien orthographié
Faire TOUS les prénoms
Estienne devient Etienne, Benoist devient Benoit etc.
2 – Harmonisation des patronymes
On pourra procéder à une seconde opération après avoir écrit correctement tous les prénoms (masculins et féminins)
On fait le tri « nom du père » « nom de la mère » « prénom de la mère »
On constate que les familles sont regroupées et on peut noter les divergences dans l’orthographe du nom de famille. L’évidence saute aux yeux on pourra alors procéder aux corrections (Je rappelle ici le but du moteur de recherche c’est faciliter la recherche en aucun cas se substituer au travail de chercheur du généalogiste qui étudiera les variations d’orthographe à partir de son évolution sur les photos des actes)
Je donnerai plus de précisions à ceux qui souhaitent se lancer dans cette opération de normalisation de l’orthographe des patronymes.
Des tris complémentaires permettent d’appeler un Claude Joseph, toujours Claude Joseph même si sur l’acte ne figure que Claude ou Joseph, mais aussi de compléter les suffixes, etc.
C – Les mises à jour :
Elles sont de deux sortes :
1 – Par ajout c’est le cas lorsque vous communiquez un nouveau relevé. C’est l’opération la plus simple Toutefois si le relevé contient des enregistrements déjà intégrés à la base de données vous voudrez bien mettre cette partie ancienne sur un fond uniforme « gris ».
2 – Pour correction ou modification d’anciens enregistrements Dans ce cas vous indiquez colonnes « A » une lettre (M ou C) pour pouvoir isoler par tri les enregistrements touchés.
Et
Vous faites les corrections ou modifications en caractères rouge.
Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions.
Bien amicalement,
Alain
